A medida que se acerca la entrada en vigor del Documento de Control Administrativo electrónico (DeCA), cada vez más empresas nos trasladan las mismas preguntas: ¿quién está obligado?, ¿cómo se genera?, ¿qué ocurre si trabajo con agencias de transporte?, ¿cómo afecta a mi ERP?
En Axalpha Consulting llevamos meses ayudando a empresas a prepararse para este cambio normativo y hemos recopilado las respuestas a las dudas que recibimos con más frecuencia.
¿Quién está obligado a utilizar el DeCA?
El DeCA será obligatorio para todas aquellas empresas que realicen o contraten transporte público de mercancías por carretera.
Esto significa que la obligación no afecta únicamente a empresas de transporte. También alcanza a fabricantes, distribuidores, mayoristas, operadores logísticos o comercios electrónicos que envían mercancías mediante un transportista.
Si tus productos viajan por carretera a través de un tercero, es muy probable que esta normativa te afecte.
Si envío con SEUR, MRW, DHL o cualquier otra agencia, ¿también me afecta?
Sí.
Contratar una agencia de transporte no elimina la obligación de disponer del Documento de Control Administrativo.
Aunque el transporte lo realice una empresa especializada, el DeCA debe existir y cumplir todos los requisitos establecidos por la normativa.
¿Es necesario desarrollar una aplicación específica?
No.
La normativa no obliga a disponer de una aplicación propia.
El Documento de Control Administrativo puede generarse desde diferentes sistemas, siempre que cumplan con los requisitos legales:
- El ERP de la empresa.
- Un software de expediciones.
- La plataforma del operador logístico o del transportista.
Lo importante es que el documento pueda generarse correctamente y mantenerse disponible cuando sea necesario.
¿Quién debe generar el DeCA?
Dependerá de cómo esté organizada la operación logística.
El documento puede generarse desde:
- El ERP del cargador.
- El operador logístico.
- Una plataforma integrada entre ambas partes.
Lo realmente importante es que el documento exista, sea válido y pueda consultarse durante cualquier inspección.
¿Qué información debe contener?
El DeCA incorpora, entre otros, los siguientes datos:
- Expedidor.
- Destinatario.
- Transportista.
- Origen y destino.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo (cuando proceda).
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso u otra magnitud equivalente.
Además, el documento incorpora un código QR que permite acceder rápidamente al PDF durante una inspección por parte de las autoridades competentes.
¿Es un documento diferente del albarán?
No necesariamente.
Si el albarán ya contiene toda la información exigida por la normativa, podrá utilizarse como base para generar el DeCA, evitando duplicar procesos administrativos.
¿Cómo afecta el DeCA a SAP Business One?
Para las empresas que trabajan con SAP Business One, la buena noticia es que la mayor parte de la información necesaria ya se encuentra registrada en el ERP.
El verdadero desafío consiste en automatizar todo el proceso:
- Generación automática del DeCA.
- Integración con el transportista u operador logístico.
- Intercambio seguro de la información.
- Conservación del documento conforme a la legislación vigente.
En Axalpha Consulting llevamos meses desarrollando soluciones específicas para SAP Business One que permiten cumplir con la nueva normativa de forma totalmente integrada, reduciendo tareas manuales y garantizando el cumplimiento legal.
Prepárate para DeCA 2026
La implantación del DeCA supone un paso más hacia la digitalización del transporte de mercancías y afectará a miles de empresas durante 2026.
Prepararse con antelación permitirá adaptar los procesos logísticos sin prisas y aprovechar la información que ya existe en el ERP para automatizar todo el proceso.
En Axalpha Consulting seguimos trabajando para ofrecer a nuestros clientes soluciones adaptadas a SAP Business One que faciliten el cumplimiento de la normativa y la transformación digital de sus operaciones logísticas.
¿Tienes dudas sobre el DeCA o cómo afectará a tu empresa? Ponte en contacto con nuestro equipo. Estaremos encantados de ayudarte a preparar la transición hacia esta nueva obligación legal.