Gestión documental

El módulo brinda una interfaz de usuario unificada desde donde se puede adjuntar cualquier tipo de archivo a cualquier tipo de documento de SAP (Cliente, Pedido, Albaranes proveedor, Factura proveedores, Factura cliente, etc..).

Esto nos proporciona nos proporciona la ventaja de no tener que acceder a los diferentes documentos de SAP vincular archivos a una pantalla determinada, ya que esta tarea se puede realizar desde una sola interfaz de una forma más eficiente.

El módulo posee la opción mediante la selección de una casilla checkbox «Mantener ruta», para forzar al sistema a mantener la ruta desde donde se sube el fichero, en vez de que SAP guarde el archivo mediante su propio sistema de copias genéricas. Esto tiene la ventaja de favorecer la privacidad, ya que el acceso a los adjuntos se realizará únicamente por personas con permiso de acceso a la ruta original.

En caso de no seleccionar la casilla «mantener ruta» el sistema está preparado para generar una estructura de carpetas prediseñada anteriormente para organizar los adjuntos como se desee.

El módulo Gestión Documental para SAP Business One también permite definir los permisos de cada ubicación de los documentos gestionados por el módulo.

Gestión documental mejorada
Mejora de la organización de los documentos adjuntos y optimización del uso del papel.

Mejora de la productividad
Acceso permanente a la documentación digital, desde cualquier sitio y sin necesidad de archivo físico.

Reducción tiempo
Optimización y ahorro de tiempo en la clasificación y búsqueda de documentos en SAP.

Perdida información
Minimización del riesgo de pérdida de información gracias a la implementación de procesos automatizados.

Reducción costos
Reducción de los costos asociados a las tareas administrativas de inserción manual de documentación adjunta en los diferentes procesos.

El proceso hace un reconocimiento a nivel de imagen de diferentes patrones de códigos de barras. Tras localizar el patrón, recoge el texto de este y lo vincula con el objeto SAP previamente establecido por parámetro.

Además, permite vincular documentos de forma masiva y totalmente desatendida.

(información) Una empresa genera 500 albaranes al día. Estos albaranes deben ir vinculados a los ficheros firmados por los clientes conforme se ha realizado la transacción. Con el «Gestor Documental Avanzado» la tarea se realizará automáticamente mediante el reconocimiento de los patrones de código de barras que vinculará automáticamente cada documento a su objeto SAP correspondiente.