Un término recurrente en la empresa es la «trazabilidad» en el entorno empresarial. Pero, ¿que entendemos por trazabilidad en el entorno productivo y empresarial? En este post vamos a tratar de aclarar este concepto.

Concepto de Trazabilidad

La trazabilidad definida por La Organización Internacional para la Estandarización (ISO)  es la propiedad de un resultado de medición o valor estándar donde se puede relacionar con referencias específicas, generalmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones con incertidumbres específicas.

La trazabilidad es la capacidad de rastrear todos los procesos desde la adquisición de materias primas hasta la producción, el consumo y la eliminación para aclarar «cuándo y dónde se produjo el producto por quién». Debido a la mejora de la calidad de los productos y al aumento de la concienciación sobre la seguridad en los últimos años, la trazabilidad ha ido aumentando en importancia y se ha extendido a una amplia gama de campos, como la automoción, la electrónica, la alimentación y la industria farmacéutica.

Se registra la información necesaria, como fabricantes, proveedores y distribuidores. Esta información se rastrea en todos los procesos, desde la adquisición de materias primas y piezas hasta el mecanizado, el ensamblaje, la distribución y las ventas para garantizar que se pueda rastrear su historial.

Es necesario utilizar tecnologías de seguimiento que permitan rastrear y registrar el movimiento de los productos en tiempo real.

Elementos que componen un sistema de trazabilidad

Identificación única: Cada producto, materia prima o componente debe contar con una identificación única que permita su seguimiento individual. Esto puede lograrse mediante el uso de códigos de barras, etiquetas RFID (identificación por radiofrecuencia) u otros métodos de identificación.

Registro de datos: Se debe contar con un sistema de registro de datos que recoja información relevante sobre el producto en cada etapa de la cadena de suministro. Esto puede incluir detalles como la fecha de fabricación, el lugar de origen, los proveedores involucrados, los procesos de producción y las fechas de envío.

Tecnología de seguimiento: Es necesario utilizar tecnologías de seguimiento que permitan rastrear y registrar el movimiento de los productos en tiempo real. Esto puede incluir el uso de sistemas de GPS, sensores de temperatura y humedad, y otros dispositivos que proporcionen información sobre la ubicación y las condiciones del producto durante el transporte.

Integración de sistemas: Un sistema de trazabilidad efectivo debe integrarse con otros sistemas de la empresa, como el sistema de inventario, el sistema de gestión de pedidos y el sistema de gestión de calidad. Esto permite una visibilidad completa y en tiempo real de los productos en cada etapa del proceso.

Verificación y validación: Se deben establecer mecanismos de verificación y validación para garantizar la precisión de los datos recopilados en el sistema de trazabilidad. Esto puede incluir auditorías periódicas, inspecciones físicas, verificación cruzada de registros y pruebas de cumplimiento de normas.

Definir estándares y protocolos claros para la recopilación, almacenamiento y acceso a los datos de trazabilidad.

Elaborar un plan de trazabilidad

Al elaborar un plan de trazabilidad, se deben tener en cuenta los siguientes puntos clave:

Objetivos y alcance: Definir claramente los objetivos y el alcance del sistema de trazabilidad. Esto incluye identificar qué productos o procesos serán cubiertos, qué información se registrará y cuáles son los resultados esperados.

Identificación de puntos críticos: Identificar los puntos críticos en la cadena de suministro donde la trazabilidad es especialmente importante. Esto puede incluir áreas donde se producen cambios de temperatura, procesos de fabricación complejos o productos que requieren un manejo especial.

Establecimiento de estándares y protocolos: Definir estándares y protocolos claros para la recopilación, almacenamiento y acceso a los datos de trazabilidad. Esto incluye establecer formatos de registro, asegurar la confidencialidad de la información y determinar quiénes tendrán acceso a los datos.

Capacitación y concienciación: Capacitar al personal involucrado en la implementación y el uso del sistema de trazabilidad. Es fundamental asegurarse de que todos comprendan la importancia de la trazabilidad y sepan cómo utilizar correctamente el sistema.

Monitoreo y mejora continua: Establecer mecanismos de monitoreo y evaluación para asegurar la efectividad del sistema de trazabilidad. Esto implica realizar auditorías regulares, analizar los resultados y realizar mejoras según sea necesario. En resumen, un sistema de trazabilidad eficiente en una empresa requiere la identificación única de productos, el registro de datos precisos, el uso de tecnologías de seguimiento, la integración de sistemas y mecanismos de verificación y validación. Al elaborar un plan de trazabilidad, es importante establecer objetivos claros, identificar puntos críticos, definir estándares y protocolos, capacitar al personal y asegurar un monitoreo continuo para garantizar la efectividad del sistema.

Trazabilidad en SAP Business One

SAP Business One permite tener un perfecto seguimiento de los productos en cada una de sus etapas.

Sea a través de una base de datos de Excel o a través de SAP Business One, la mejor forma de llevar a cabo la trazabilidad de productos de su empresa es por medio de lotes. Sin embargo, queremos enfocarnos específicamente en cómo lograrlo a través del sistema ERP.

Para poder hacer uso de la trazabilidad se debe de trabajar con lotes. Cada lote creado tendrá características diferentes, como tamaño, tipo de producto fabricado, vida útil, capacidad, etc. Al encontrarse en SAP Business One, podrás seguir su camino a través de la cadena de suministros de forma continua gracias a los flujos de procesos y diagramas de trazabilidad. Estas herramientas permiten a los usuarios identificar de dónde proviene el producto y hacia dónde se dirige, así como la actividad y proceso relacionados.

Ahora, ¿qué hacer si existe un problema con un producto de un lote en particular? Al encontrarse dentro de un lote, todos sus productos se considerarán de la misma calidad. De esta forma, gracias a las funciones de SAP Business One, identificarás fácilmente de qué lote proviene el producto, a qué clientes se ha vendido y en dónde se encuentran. Así, la empresa podrá actuar rápidamente para retirar el lote deficiente de circulación y comunicarse con las autoridades y clientes inmediatamente.